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时间管理:重要性及紧急性——巨石、碎石、沙子和水及桶

诸葛亮说:“这只铁桶最大的容量,象征着在一段时间内,一个人的最大工作量。碎石象征着既重要又紧急的事务,石块象征着重要、但不紧急的事务,细沙象征着紧急、但不重要的事务,水象征着既不重要也不紧急的事务。”他一边说,一边画事务分类表给刘备看。

紧急、重要

不紧急、重要

紧急、不重要

某些必要而不重要的会议、活动

A(碎石型的事务)

B(石块型的事务)

C(细沙型的事务)

D(水型的事务)

危机

发掘新机会

不速之客的接待

一些可做可不做的杂事

急迫的问题

规划

某些信件、文件、电话的处理

一些不必要的应酬

有期限压力的计划

改进产能

某些会议的出席

有趣的活动

建立伙伴关系

防患于未然

“你通常偏重于处理哪一类事务呢?”诸葛亮问。刘备毫不犹豫地回答:“当然是A类。”诸葛亮继续问道:“那么,B类事务呢?”刘备说:“我也知道B类事务相当重要,可就是没有时间顾及”

诸葛亮问:“是不是像这样?”他把铁桶中装满碎石,然后,那块石头怎么也装不下去了。

“是这样。”刘备点点头。

诸葛亮又问道:“如果换一种装法呢?”他把石块一一放进铁桶里。当铁桶里再也装不下一块石头时,他停下了来,问:“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了?”

“是。”刘备回答。

“真的吗?”诸葛亮问。随后,他不紧不慢地抓起一把碎石,放在已装满石块的铁桶表面,然后慢慢摇晃,然后又抓起一把碎石…不一会儿,这一小桶碎石全装进了铁桶里。“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了?”诸葛亮又问。

“还……可以吧。”有了上一次的经验,刘备变得谨慎了。

“没错!”诸葛亮一边说,一边把细沙缓缓地倒在铁桶的表面。他慢慢摇晃铁桶。大约半分钟后,铁桶的表面就看不到细沙了。

诸葛亮再一次间道:“现在铁桶装满了吗?”

“还…没有。”刘备虽然这样回答,但心里其实没底。

“没错!”诸葛亮一边兴奋地说,一边慢慢地把水往铁桶里倒。水罐里的水倒完了,诸葛亮抬起头来,微笑着问:“这个实验说明了什么?”

灵感像闪电一样从刘备的脑海划过,他惊奇地说:“我明白了,这就是您所说的分类处理、优先解决吗?”

“对。你很聪明。”诸葛亮顿了顿,说:“这个实验告诉我们:如果铁桶里早已装满了碎石、沙子和水,那么你就再也没有机会把石块装进铁桶里了。可是,如果你首先把石块装进去,铁桶里还会有很多你意想不到的空间来装剩下的东西。因此,有效率的时间管理需要你分清楚什么是石块?什么是碎石、沙子和水?并且总是把石块放在第一位。”

“可是,”刘备仍然有些迷惘,“这四种分类究竟对结果有何影响呢?”,诸葛亮说:“整天忙于处理碎石型事务的人,时刻有压力感,总在处理危机、收拾残局,因此显得心力交瘁。偏重于沙子一类事务的人,通常缺乏自制力、短期行为严重,喜欢巧言令色,人际关系浮泛。偏重于水一类事务的人,可谓全无责任感,恐怕连目己如何维生都很困难。”

刘备继续问道:“会不会因为偏重石块而耽误了碎石呢,因为砰石毕竟来得紧急呀!”

“体知道碎石怎样来的吗?它是石块破碎而成的。”诸葛亮笑道,“偏重于石块一类事务的人,他的碎石会很少。偏重于碎石一类事务的人,他的碎石会源源不断。”

刘备若有所思地点点头。

诸葛亮继续说:“只有偏重于石块一类事务的人,才是真正有效率的人,他善于审时度势,能够抓住问题的关键,急所当急,当机立断并防患于未然。尽管有时也会有燃眉之急,却能设法降到最低。因此,这类人显得有远见、有理想,守纪律,自制力强,生活平衡有规律,而且能成大事。”

定目标,定标准,列举事情,分门别类,该干什么干什么

现在大家的想法一定是这样的:要想提高绩效,做事的顺序一定是:重要、但不紧急的事务——》重要又紧急的事务——》紧急、但不重要的事务——》既不重要也不紧急的事务,但是这有个前提,就是重要、但不紧急的事务要是个“巨石”,重要又紧急的事务要是个“碎石”,紧急、但不重要的事务要是“细沙”,既不重要也不紧急的事务要是“水”,什么意思呢?就是重要、但不紧急的事务所占的资源多时间长,且不可拆分为多个子事件,重要又紧急的事务占用的资源少,时间短,紧急、但不重要的事务和既不重要也不紧急的事务同样的道理,这里的巨石就是不可差分为多个子事件或者多个“碎石”的事务,但如果某个重要又紧急的事务所占用的资源多,时间长,且不可拆分为多个子事件,那么这是按照先放巨石的原则,就应该先做重要又紧急的事务,所以做事情的根本原则是,在重要、但不紧急的事务和重要又紧急的事务中,要先做占用资源最多,时间最长的子事件,如我打算1年之后考英语6级,这是一件非常重要的事情,但我不必一定要拿出来两个月的时间天天学习英语,我可以每天记几个单词,每天只花20分钟就够了,这样到一年之后也差不多了,每天我可以拿出大量的时间处理重要又紧急的事务。

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评论 2

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  1. #2

    :gl: 动作很快哈~~ 😆

    Yusky6年前 (2011-08-21)回复
  2. #1

    撒花~~~~我是沙发 😳

    言冬6年前 (2011-08-21)回复